Pentru Facturare si Gestiune recomandam Smart Bill. Incerci GRATUIT!
Se intampla adesea sa emiti facturi catre diversi clienti care se dovedesc a fi rau platnici sau in relatie cu care, datorita divergentelor privind produsele sau serviciile livrate, sa existe controverse in privinta facturilor emise. Astfel ca, in lista de facturi raman de la o perioada la alta aceste documente neincasate. Cu cat timpul trece, cu atat sansele ca acestea sa fie incasate se reduc din ce in ce mai mult.
La un moment dat te gandesti eventual sa le elimini din contabilitate.
Iata mai jos cateva consideratii in ce priveste facturile vechi, neincasate:
- In primul rand trebuie sa ai o evidenta clara a acestora, certificata printr-un inventar efectuat in conformitate cu prevederile O 2861/2009 pentru aprobarea Normelor privind organizarea şi efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii.
Daca utilizezi Smart Bill in activitatea ta, poti sa delimitezi usor aceste facturi neincasate si sa le ai in vedere mai usor daca incerci actiuni de recuperare.
Sau poti rula raportul specific: Facturi neincasate:
Punctul 28 al Normelor prevede ca, creanţele şi obligaţiile faţă de terţi sunt supuse verificării şi confirmării pe baza extraselor soldurilor debitoare şi creditoare ale conturilor de creanţe şi datorii care deţin ponderea valorică în totalul soldurilor acestor conturi, potrivit “Extrasului de cont” (cod 14-6-3) sau punctajelor reciproce scrise. Nerespectarea acestei proceduri, precum şi refuzul de confirmare constituie abateri de normele de inventariere şi se sancţionează potrivit legii.
Pentru toate plusurile, lipsurile şi deprecierile constatate la bunuri, precum şi pentru pagubele determinate de expirarea termenelor de prescripţie a creanţelor sau din alte cauze, comisia de inventariere solicită explicaţii scrise de la persoanele care au răspunderea gestionării bunurilor, respectiv a urmăririi decontării creanţelor.
Pe baza explicaţiilor primite şi a documentelor analizate, comisia de inventariere stabileşte natura lipsurilor, pierderilor, pagubelor şi deprecierilor constatate, precum şi natura plusurilor, propunând, în conformitate cu dispoziţiile legale, modul de regularizare a diferenţelor dintre datele din contabilitate şi cele faptice, rezultate în urma inventarierii.
- Ce trebuie sa stii din punct de vedere contabil cu privire la aceste creante incerte?
1.Ordinul 1802/2014 prevede ca aceste creanțe incerte se înregistrează distinct în contabilitate (contul 4118 “Clienți incerți sau în litigiu” sau în conturi analitice ale conturilor de creanțe, pentru alte creanțe decât clienții).
2.În scopul prezentării în situațiile financiare anuale, creanțele se evaluează la valoarea probabilă de încasat.
3.Atunci când se estimează că o creanță nu se va încasa integral, în contabilitate se înregistrează ajustări pentru pierdere de valoare, la nivelul sumei care nu se mai poate recupera.
Asadar, atunci cand estimezi ca o factura nu se va incasa integral, va trebui sa inregistrezi in contabilitate o ajustare pentru pierdere de valoare. Corelat cu prevederile referitoare la inventariere, finalul de an este un moment bun de analiza si estimare a acestor deprecieri.
- Ce trebuie sa stii din punct de vedere fiscal?
Deductibilitatea cheltuielii cu scoaterea din evidenta a creantelor neincasate:
Potrivit art. 25 din CF, cheltuielile cu provizioanele/ajustările pentru depreciere și rezerve, sunt deductibile în limita prevăzută mai jos:
- ajustările pentru deprecierea creanțelor, înregistrate potrivit reglementărilor contabile aplicabile, în limita unui procent de 30% din valoarea acestora, dacă creanțele îndeplinesc cumulativ următoarele condiții:
1. sunt neîncasate într-o perioadă ce depășește 270 de zile de la data scadenței;
2. nu sunt garantate de altă persoană;
3. sunt datorate de o persoană care nu este persoană afiliată contribuabilului;
Asadar, legislatia contabila obliga la constituirea de ajustari in cazul creantelor incerte, insa din punct de vedere fiscal, cheltuiala astfel inregistrata nu este deductibila decat limitat, in conditiile prezentate mai sus.
Ajustarea TVA
ART. 287 alin d) din CF prevede ca ajustarea bazei de impozitare se poate face:
“d) în cazul în care contravaloarea bunurilor livrate sau a serviciilor prestate nu se poate încasa ca urmare a falimentului beneficiarului sau ca urmare a punerii în aplicare a unui plan de reorganizare admis și confirmat printr-o sentință judecătorească, prin care creanța creditorului este modificată sau eliminată.”.
Astfel, ajustarea este permisă începând cu data pronunțării hotărârii judecătorești de confirmare a planului de reorganizare, iar, în cazul falimentului beneficiarului, începând cu data pronunțării hotărârii judecătorești de închidere a procedurii prevăzute de legislația insolvenței, hotărâre rămasă definitivă/definitivă și irevocabilă, după caz.
Termenul in care se poate face ajustarea este de 5 ani de la data de 1 ianuarie a anului următor celui în care s-a pronunțat hotărârea judecătorească de confirmare a planului de reorganizare, respectiv hotărârea judecătorească de închidere a procedurii prevăzute de legislația insolvenței, sub sancțiunea decăderii.
Daca ulterior pronunțării hotărârii judecătorești de închidere a procedurii prevăzute de legislația insolvenței, în cazul falimentului beneficiarului, sau pronunțării hotărârii judecătorești de confirmare a planului de reorganizare, sunt încasate sume aferente creanțelor scoase din evidența contabilă, în cazul falimentului, sau sume aferente creanțelor modificate sau eliminate prin planul de reorganizare, se anulează ajustarea efectuată, corespunzător sumelor respective, prin decontul perioadei fiscale în care acestea sunt încasate
- Termenul de prescriptie in situatia relațiilor comerciale este de trei ani, in baza art. 2.517 din Codul civil.
Iata cate implicatii fiscale si contabile genereaza o factura neincasata.
De aceea, este bine sa emiti cu grija facturile si sa faci demersurile necesare incasarii lor, in perioada scadentei.
Smart Bill te ajuta cu acest lucru prin:
- Posibilitatea de a trimite documentele in format electronic, in momentul emiterii;
- Posibilitatea de a seta 3 notificari care sa fie trimise clientilor pentru a le reaminti aceste facturi;
- Posibilitatea de a verifica permanent facturile neincasate prin simpla rulare a rapoartelor specifice.
- Posibilitatea de a extrage datele corecte ale clientilor automat, din informatiile publice existente despre respectiva companie, evitandu-se astfel potentitalele erori de intocmire a facturilor.
